Как оформить счёт-фактуру при возврате товара

Если покупатель возвращает товар и стоимость прежней отгрузки уменьшается, оформлением корректировочного счёта-фактуры занимается продавец. Причина корректировки — изменение стоимости, в том числе из-за уменьшения количества товара. Именно с этим изменением п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2 связывает обязанность продавца выставить документ покупателю. Для оформления возврата сначала сопоставьте первоначальную поставку и то количество, которое остаётся у покупателя.

В документе должно быть название «корректировочный счет-фактура», собственный порядковый номер и дата составления. Отдельно укажите номер и дату исходного счёта-фактуры, стоимость по которому меняется. Такая связь позволяет отнести возврат к конкретной отгрузке и сравнить её прежние показатели с уточнёнными. Требования к названию корректировки и реквизитам прежней отгрузки закреплены в п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

При частичном возврате покажите количество товара до уточнения и после него в принятых единицах измерения, если их возможно указать. Вторая величина отражает количество с учётом возврата. Затем сопоставьте стоимость всего количества без налога и с налогом: обе стоимости указываются до изменения и после. Разницу между первоначальными и новыми показателями также нужно отразить в корректировочном документе — п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

Если покупатель возвращает всю поставку, корректировка должна отражать уменьшение её стоимости на весь возвращённый товар. Принцип заполнения тот же: сохраните исходные показатели для сравнения, укажите результат изменения и разницу. При заполнении стоимостных показателей учитывайте, что соответствующая сумма НДС выделяется отдельной строкой по п. 4 ст. 168 НК РФ ч.2. Для подакцизного товара п. 5.2 ст. 169 НК РФ предусматривает и сумму акциза.

Не откладывайте выставление документа до следующей отгрузки. Пятидневный срок считается в календарных днях от составления документов, на основании которых производится изменение стоимости. Привяжите дату оформления корректировочного счёта-фактуры к этим документам: порядок отсчёта закреплён в п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2. Дата первоначальной поставки и дата документального оформления изменения выполняют разные задачи.

Когда возврат затрагивает несколько прежних счетов-фактур одного продавца, допускается единый корректировочный счёт-фактура. В нём нужно обозначить исходные документы, по которым меняется стоимость, и отразить предусмотренные показатели корректировки. Возможность объединить изменения предусмотрена п. 5.2 ст. 169 НК РФ; она удобна, когда покупатель возвращает товары из нескольких отгрузок.

Для обычного электронного обмена нужны взаимное согласие сторон и совместимые средства приёма и обработки счетов-фактур; допускается и бумажная форма. Для товаров, подлежащих прослеживаемости, действует правило об электронной форме с предусмотренными исключениями — п. 1 и 1.1 ст. 169 НК РФ. Корректировочный документ при уменьшении стоимости служит продавцу основанием для вычета налога в установленном порядке, как закреплено в п. 1 этой статьи.