Как оформить передачу автомобиля организации

Чтобы передать автомобиль организации, свяжите оформление документов с реальным вручением машины. Для передачи имеет значение, когда автомобиль фактически поступил во владение приобретателя либо лица, которое он указал. Если машину получает указанное организацией лицо, момент передачи определяется по получению машины этим лицом. Такое правило закреплено в п. 1 ст. 224 ГК РФ ч.1.

Если автомобиль уже находится у организации на момент заключения договора об отчуждении, повторное вручение для признания передачи не требуется. Машина считается переданной с момента заключения этого договора. Это отдельный случай из п. 2 ст. 224 ГК РФ ч.1: его нужно учитывать, чтобы описание передачи в документах соответствовало фактическому владению автомобилем.

Для бухгалтерского учета передачу оформляют первичным учетным документом — документом, который фиксирует состоявшуюся хозяйственную операцию. Можно использовать акт передачи автомобиля. При этом содержание акта должно отражать реальное событие: принимать к учету документы о передаче, которой в действительности не было, запрещает ч. 1 ст. 9 402-ФЗ. Подписание бумаги о будущем вручении нельзя выдавать за оформление уже состоявшегося получения машины.

При подготовке акта укажите его название, дату составления и наименование экономического субъекта, который его составил. Опишите, какой автомобиль передан и в чем состоит операция. Включите натуральное и (или) денежное измерение с единицами измерения. Эти сведения позволяют связать учетный документ с конкретной передачей, а требование об их включении содержится в ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

В акте передачи машины также укажите, кто отвечает за операцию и ее оформление. Нужны наименования должностей лиц, совершивших операцию и отвечающих за ее оформление, либо лиц, ответственных за оформление свершившегося события. Их подписи сопровождают фамилиями и инициалами или другими реквизитами, позволяющими установить подписантов. При подготовке документа ориентируйтесь на роли участников именно этой передачи — ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

Акт оформляют во время передачи автомобиля. Если сделать это в тот же момент невозможно, документ составляют непосредственно после окончания операции. Ответственный за оформление обеспечивает достоверность сведений и своевременно передает документ для регистрации данных в бухгалтерском учете. Так распределены обязанности по ч. 3 ст. 9 402-ФЗ; передача машины и движение учетного документа должны быть согласованы между ответственными лицами.

Используйте форму первичного документа, которую определил руководитель организации по представлению лица, ведущего бухгалтерский учет. Для организаций бюджетной сферы формы устанавливаются по бюджетному законодательству — ч. 4 ст. 9 402-ФЗ. Оформление возможно на бумаге либо электронным документом с электронной подписью, а также с использованием обоих вариантов — ч. 5 ст. 9 402-ФЗ. Если в акте обнаружена ошибка, исправление снабжают датой и подписями составителей с данными для их идентификации с учетом ограничений ч. 7 ст. 9 402-ФЗ.