Как оформить машиночитаемую доверенность

Если вы хотите оформить машиночитаемую доверенность для работы от имени организации, начните с определения представителя и действий, которые ему поручают. Доверенность выдаёт юридическое лицо, чьи интересы он будет представлять. Представителем может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель или другое юридическое лицо. Электронный документ представитель подписывает своей квалифицированной электронной подписью, а право действовать за организацию подтверждает доверенностью. Такая схема предусмотрена п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись).

Получить машиночитаемую доверенность для представительства означает получить полномочия от доверителя — организации, от имени которой предстоит действовать. Разделите два действия: выдачу доверенности и подписание документа, который вы направляете получателю. Подпись представителя относится к отправляемому документу. Подпись на доверенности подтверждает передачу полномочий со стороны доверителя. Даже когда оба файла отправляются вместе, подписанты и назначение подписей у них различаются. Этот порядок следует из п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись).

Кто должен подписать доверенность от организации? При прямой выдаче используется квалифицированная электронная подпись юридического лица, указанная в п. 1 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись). В сертификате такой подписи владельцем указывается также лицо, уполномоченное действовать без доверенности. Это позволяет связать электронную подпись организации с человеком, который вправе выступать от её имени. При подготовке доверенности соотнесите выбранную подпись с этим основанием, а подпись будущего представителя используйте для документов, которые он будет подписывать в пределах полученных полномочий.

Выдать машиночитаемую доверенность может и лицо, которое уже действует по доверенности с правом передоверия. Передоверие — передача полученных полномочий следующему представителю. Для такой электронной доверенности допускается квалифицированная электронная подпись лица, имеющего право передоверия. Получателю необходимо представить также доверенность, которая разрешает передать полномочия дальше. Для организации она должна быть подписана электронной подписью юридического лица по п. 1 ч. 1 либо подписью нотариуса при нотариальном удостоверении. Эти требования установлены п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись).

Обращение к нотариусу связано с вариантом удостоверения доверенности. Когда нотариус удостоверил электронную доверенность, в том числе выданную в порядке передоверия, на ней допускается его квалифицированная электронная подпись. Поэтому при выборе подписанта учитывайте, каким способом оформляются полномочия: непосредственно организацией, через передоверие или с нотариальным удостоверением. Возможность нотариальной подписи предусмотрена тем же п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись).

Как передать готовую доверенность? По общему порядку включите её в пакет электронных документов, который направляет представитель. Получатель должен получить и подписанный представителем документ, и подтверждение его полномочий. Иной способ представления может определяться соглашениями при взаимодействии юридических лиц между собой, с предпринимателями или физическими лицами либо соответствующими нормативными правовыми актами. До отправки соотнесите выбранный способ передачи с правилами вашего обмена документами: это практическое применение п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись). Если для вашего взаимодействия действует другой порядок, используйте предусмотренный им способ представления доверенности. Когда применяется общий порядок, подготовка пакета включает оба элемента: документ представителя и электронное подтверждение полномочий. При передоверии состав пакета расширяется за счёт доверенности, на основании которой полномочия переданы дальше.

Если требуется оформить машиночитаемую доверенность для ЕГАИС, разделите оформление полномочий и передачу доверенности в используемой системе. Для представителя организации сохраняется описанная связка: документ подписывает представитель, доверенность подтверждает его право действовать. Конкретный способ представления выбирают с учётом применимого порядка электронного взаимодействия. При передоверии подготовьте также доверенность, разрешающую такую передачу полномочий. Ориентир для подписи и состава подтверждений — п. 2 ч. 1 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись).

Для представительства государственного органа, органа местного самоуправления или подведомственной организации предусмотрен свой порядок. Должностное лицо подписывает документ квалифицированной электронной подписью и одновременно представляет доверенность от руководителя. При передоверии передаются как разрешающая его доверенность руководителя, так и доверенность следующего представителя. Их включают в пакет электронных документов, кроме случаев, когда предусмотрен иной порядок. Здесь основание — п. 2 ч. 3 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись). Выбирайте правила оформления по тому, кого именно вы представляете, чтобы правильно определить подписанта и состав передаваемых доверенностей.