Как оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника организации

Чтобы оформить МЧД на сотрудника организации, начните с того, где он будет подписывать и представлять электронные документы. От этого зависит выбор формы доверенности. Для государственных и муниципальных информационных систем формы могут размещать их операторы на официальных сайтах. Если форма не определена и не размещена, применяется форма уполномоченного федерального органа на едином портале государственных и муниципальных услуг (Госуслугах). Такой порядок выбора предусмотрен ч. 1 ст. 17.5 63-ФЗ (электронная подпись).

Затем определите, какие действия сотрудник сможет совершать от имени организации. Полномочия в машиночитаемой доверенности определяются по классификатору полномочий. Соотнесите поручаемые сотруднику действия с этим классификатором при заполнении формы. Доверенность оформляется с соблюдением требований гражданского законодательства, а её форма должна отвечать единым требованиям уполномоченного федерального органа — ч. 1 ст. 17.5 63-ФЗ (электронная подпись).

При выдаче доверенности непосредственно организацией используйте квалифицированную электронную подпись юридического лица. В её квалифицированном сертификате указывается также лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Это правило помогает разграничить оформление полномочий сотрудника и последующее подписание им документов: доверенность выдаёт организация, а документы по поручению подписывает представитель. Основание — п. 1 и 2 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись).

Для работы по выданной МЧД сотрудник использует собственную квалифицированную электронную подпись. Подписанный им электронный документ передаётся одновременно с доверенностью от организации. Обычный способ представления — включить её в пакет электронных документов. Перед отправкой учтите порядок взаимодействия с получателем: соглашение участников или соответствующий нормативный правовой акт может предусматривать другой способ представления доверенности. Эти правила закреплены в п. 2 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись).

Если полномочия сотруднику передаются через другого представителя, оформление связано с передоверием — передачей полученных полномочий дальше. Для этого нужна доверенность, допускающая передоверие. Электронную доверенность сотруднику может подписать квалифицированной электронной подписью лицо, которому выдана доверенность с таким правом. Вместе с ней представляется доверенность, разрешающая передоверие, с подписью организации либо нотариуса при нотариальном удостоверении. Если выдаваемая доверенность удостоверена нотариусом, допускается его квалифицированная электронная подпись — п. 2 ст. 17.2 63-ФЗ (электронная подпись).

Для отдельных направлений работы проверьте специальные формы: в отношении доверенностей участников финансового рынка их может размещать Центральный банк Российской Федерации, а для нотариально удостоверенных доверенностей — Федеральная нотариальная палата. При работе в федеральной государственной информационной системе учитывайте дополнительные требования к электронной доверенности, которые вправе установить федеральный орган — оператор этой системы. Выбор формы и требования к её представлению связаны с конкретным местом использования МЧД — ч. 1 ст. 17.5 63-ФЗ (электронная подпись).