Как оформить корректировочный счёт-фактуру

Корректировочный счёт-фактуру выписывает продавец, когда меняется стоимость уже отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав. Причиной может стать изменение цены либо уточнение количества. Именно такую ситуацию описывает п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2. Поэтому прежде чем сделать корректировку счёта-фактуры, нужно определить, какие показатели отгрузки изменились и как это повлияло на её стоимость.

Чтобы правильно оформить документ, начните с его обозначения: «корректировочный счет-фактура». Укажите собственный порядковый номер и дату составления. Затем внесите номер и дату исходного счёта-фактуры, к которому относится изменение. Эти сведения предусмотрены п. 5.2 ст. 169 НК РФ. Связь с исходным документом позволяет понять, какую именно отгрузку корректирует продавец: одного нового итогового значения для этого недостаточно.

Стоимость всего количества товаров без налога показывается в двух состояниях: до внесения изменений и после них. Отдельно отражается разница прежних и пересчитанных показателей. Если стоимость уменьшилась из-за снижения цены или количества, из документа должно быть видно само уменьшение. По п. 1 ст. 169 НК РФ такой корректировочный счёт-фактура служит основанием для вычета налога у продавца в предусмотренном законом порядке. Это назначение документа нельзя смешивать с порядком его заполнения.

Если изменения затронули несколько ранее составленных продавцом счетов-фактур, п. 5.2 ст. 169 НК РФ позволяет создать единый корректировочный документ. В нём нужно сохранить связь со всеми исходными счетами-фактурами, по которым меняется стоимость. Возможность объединения не отменяет указание прежних и новых показателей и разницы между ними.

При вопросе, как в 1С сделать или завести корректировочный счёт-фактуру, ориентиром для проверки результата остаются реквизиты из п. 5.2 ст. 169 НК РФ. Закон не описывает меню программы и названия её команд. Поэтому проверяйте содержание сформированного документа: правильно ли выбрана исходная отгрузка, отражены ли изменения стоимости, указан ли номер и проставлена ли дата. Само создание записи в программе ещё не показывает, что требования к документу соблюдены.

Завершает оформление подпись по п. 6 ст. 169 НК РФ. Для организации это подписи руководителя и главного бухгалтера либо лиц с соответствующими полномочиями. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Бумажная и электронная формы предусмотрены п. 1 этой статьи; для электронного обмена названы согласие сторон и совместимые технические возможности с учётом исключений статьи. Срок выставления корректировки по п. 3 ст. 168 НК РФ ч.2 отсчитывается от составления предусмотренных там документов, а не просто от первоначальной отгрузки.