Как направить заявление по электронной почте

Чтобы отправить заявление на электронную почту, сначала определите, к кому и с какой просьбой обращаетесь. Для обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу действует порядок Закона № 59-ФЗ. Электронная форма такого обращения допускается ч. 3 ст. 7 Закона № 59-ФЗ. При подготовке текста сформулируйте, какого решения или ответа вы добиваетесь: получателю должно быть понятно содержание вашей просьбы.

В сведениях об отправителе нужны ваши фамилия, имя и, при наличии, отчество. Выберите, куда получать ответ: на адрес электронной почты либо по адресу, то есть уникальному идентификатору, личного кабинета. Такой кабинет может находиться на Едином портале или в иной информационной системе государственного органа либо органа местного самоуправления. Для этой системы предусмотрена идентификация и (или) аутентификация гражданина — установление личности и (или) подтверждение того, кто обращается. Эти сведения нужны также для уведомления о переадресации обращения — ч. 3 ст. 7 Закона № 59-ФЗ.

Если просьбу подтверждают документы, подготовьте электронные приложения. Вы вправе приложить необходимые документы и материалы к электронному обращению. В тексте удобно связать каждое приложение с доводом, который оно подтверждает: так содержание заявления и его обоснование будут понятны вместе. Возможность передать материалы именно в электронной форме предусмотрена ч. 3 ст. 7 Закона № 59-ФЗ.

Вопрос о подписи решается с учётом назначения документа. Квалифицированная электронная подпись позволяет признать электронный документ равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Исключение касается случаев, когда закон или принятый в соответствии с ним нормативный правовой акт требует исключительно бумажную форму. Это правило ч. 1 ст. 6 63-ФЗ: прежде чем рассчитывать на равнозначность, определите, допустима ли электронная форма нужного заявления.

Простая или неквалифицированная электронная подпись даёт такую равнозначность в случаях, предусмотренных законом, нормативными правовыми актами или соглашением участников электронного взаимодействия. Для неквалифицированной подписи соответствующие акты и соглашения должны предусматривать порядок её проверки. Поэтому выбор способа подписания связан с правилами конкретного взаимодействия: для документа, который вы собираетесь отправить, нужно подходящее основание признания подписи — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ.

Не смешивайте сведения для ответа и способ подписания. Электронную почту вы указываете, чтобы получить ответ на обращение или уведомление о его переадресации по ч. 3 ст. 7 Закона № 59-ФЗ. Электронную подпись используете для признания документа равнозначным подписанному бумажному по ст. 6 63-ФЗ. При подготовке заявления последовательно решите обе задачи: обозначьте отправителя и обратный адрес, а затем определите требования к подписи, если для вашего документа нужна такая равнозначность.