Как исправить сведения о поставщике в счёте-фактуре

Если вы получили счёт-фактуру с неверными сведениями о поставщике, сначала оцените, можно ли по документу определить продавца. Значение имеет не наличие опечатки, а её влияние на распознавание участников и показателей сделки. Если налоговые органы могут определить продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, стоимость, ставку и сумму налога, новый экземпляр из-за такой ошибки не составляют — п. 7 правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 1137.

Когда ошибка мешает определить поставщика, обратитесь к нему за исправленным экземпляром. Покупатель не вносит исправления за продавца: новый документ составляет именно продавец. Этот порядок действует и для бумажного, и для электронного счёта-фактуры. Уведомление покупателя об уточнении электронного документа также предполагает исправление со стороны продавца — п. 7 тех же правил.

Если счёт-фактуру выставляете вы, перенесите в новый экземпляр прежние показатели строки 1. Менять их при исправлении нельзя: исходные номер и дата остаются прежними. В строке 1а укажите порядковый номер исправления и его дату. Ошибочные сведения о поставщике замените верными; остальные показатели заполните по правилам документа. Такой порядок позволяет отличить исходный счёт-фактуру от внесённого в него исправления — п. 7 правил.

Проверьте подписи на исправленном экземпляре. Его подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо уполномоченные лица. Если продавец — индивидуальный предприниматель, предусмотрена его подпись с указанием основного государственного регистрационного номера и даты присвоения этого номера; подписать документ могут и иные уполномоченные лица. Требования к оформлению исправления закреплены в п. 7 правил.

Не смешивайте ошибку в сведениях о продавце с изменением стоимости поставки. Для изменения цены или количества предусмотрен корректировочный счёт-фактура: он отражает показатели до и после изменения. Если же требуется исправить неверные данные поставщика, применяется порядок составления нового экземпляра. Различие следует из п. 5.2 ст. 169 НК РФ и п. 7 правил.

Если к счёту-фактуре уже были корректировочные документы, при исправлении не переносите их изменения в показатели граф 3–6, 8 и 9 исходного документа. Исправленный экземпляр заполняют без учёта соответствующих изменений из корректировочных счетов-фактур. Это отдельное правило для ситуации, когда изменение стоимости и исправление ошибки происходят по одному исходному счёту-фактуре, — п. 7 правил.

При споре о вычете НДС сопоставьте причину отказа с характером ошибки. Если она позволяет налоговым органам определить участников, предмет сделки, стоимость, налоговую ставку и сумму налога, отказать в вычете по этой причине нельзя. Для покупателя это основание возражать против отказа, связанного с такой ошибкой в сведениях о поставщике, — п. 2 ст. 169 НК РФ.