Как исправить сумму в счёте-фактуре

Чтобы исправить сумму в счёте-фактуре, сначала определите, какой показатель ошибочен: стоимость товаров, работ, услуг или имущественных прав либо предъявленная покупателю сумма налога. Ориентир — возможность правильно установить эти сведения. Если ошибка мешает налоговым органам определить стоимость, налоговую ставку или сумму налога, продавцу нужно оформить исправленный экземпляр. Для ошибок, которые не мешают установить перечисленные сведения, а также продавца, покупателя и наименование предмета сделки, действует исключение: новый экземпляр не составляют. Такое разграничение предусмотрено п. 7 правил, утверждённых постановлением № 1137.

Если вы покупатель и обнаружили неверную сумму, обратитесь к продавцу, указав ошибочный показатель. Исправления вносит именно продавец путём составления нового экземпляра счёта-фактуры. Этот способ применяется к документам как на бумаге, так и в электронном виде. Для электронного документа правило действует и при наличии уведомления покупателя об уточнении. Покупателю следует получить от продавца документ с исправленными сведениями, а не самостоятельно менять его сумму: распределение этих действий закреплено в п. 7 правил.

При оформлении нового экземпляра нельзя менять показатели строки 1 первоначального счёта-фактуры. Исправлению отведена отдельная строка 1а: в неё вносят порядковый номер исправления и дату исправления. Правильную сумму указывают среди уточнённых показателей нового экземпляра. Так сохраняются исходные сведения строки 1 и отдельно обозначается внесённое исправление. Эти требования к заполнению установлены п. 7 правил.

Если к исходному документу уже составляли один или несколько корректировочных счетов-фактур, подготовьте их для сопоставления показателей. В исправленном счёте-фактуре графы 3–6, 8 и 9 заполняют без учёта изменений из корректировочных документов. Речь об изменениях в графах 3–6, 8 и 9 строки Б, обозначающей показатели после изменения, и в графах 5, 6, 8 и 9 строк В и Г, отражающих увеличение и уменьшение. При исправлении суммы нельзя переносить в эти графы результат таких корректировок — п. 7 правил.

После заполнения проверьте подписи. Исправленный счёт-фактуру организации подписывают руководитель и главный бухгалтер либо иные уполномоченные лица. Если документ оформляет индивидуальный предприниматель, предусмотрена его подпись с указанием основного государственного регистрационного номера и даты присвоения этого номера; подписать документ также вправе иное уполномоченное лицо. Порядок подписания исправленного экземпляра закреплён в п. 7 правил.

Получив исправленный документ, сопоставьте правильную сумму с тем показателем, из-за которого потребовалось исправление. Отдельно посмотрите, сохранена ли строка 1, заполнены ли номер и дата в строке 1а и есть ли подписи. Если ранее были корректировочные счета-фактуры, проверьте и порядок заполнения названных граф. Это позволяет проверить соблюдение требований п. 7 правил при исправлении конкретной ошибки.