Как ИП пользоваться электронной подписью

Если вы подписываете электронный документ лично как ИП, используйте квалифицированную электронную подпись предпринимателя. Её сертификат должен указывать владельцем также физическое лицо, зарегистрированное в качестве ИП. Сертификат выдаёт удостоверяющий центр федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление государственной регистрации юридических лиц. Так устроено личное подписание по п. 1 ст. 17.3 63-ФЗ (электронная подпись).

Чтобы поручить подписание другому человеку, оформите ему доверенность. Вы можете уполномочить на это физическое лицо, в том числе другого предпринимателя, либо юридическое лицо. Подписывать документ он должен собственной квалифицированной подписью. Вместе с документом представляется доверенность, выданная предпринимателем. Такой порядок позволяет пользоваться электронной подписью через представителя без передачи ему своего ключа — п. 2 ст. 17.3 63-ФЗ (электронная подпись).

Электронную доверенность подпишите квалифицированной подписью ИП. Для нотариально удостоверенной доверенности предусмотрена подпись нотариуса; возможна также подпись лица, получившего доверенность с правом передоверия. Если представитель действует в порядке передоверия, приложите ещё и доверенность, которая разрешает передоверие, с подписью ИП либо нотариуса при нотариальном удостоверении. По общему правилу отправляйте доверенность внутри электронного пакета вместе с подписанными документами. Иной способ её представления возможен по требованиям Правительства Российской Федерации — п. 2 ст. 17.3 63-ФЗ (электронная подпись).

При настройке подписания выбирайте средства электронной подписи с подтверждением соответствия установленным требованиям. Это относится к созданию и проверке квалифицированной подписи, а также к созданию ключей и ключей проверки. При работе сохраняйте конфиденциальность ключа: не допускайте его использования без вашего согласия. Эти обязанности сопровождают использование усиленной подписи независимо от того, кому адресован документ, — п. 1 и 4 ч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Если появились основания считать, что ключ стал доступен постороннему, перестаньте им подписывать. Уведомите удостоверяющий центр, который выдал сертификат, и остальных участников электронного взаимодействия. На уведомление отведено не более одного рабочего дня с момента получения информации о нарушении конфиденциальности. Не ждите подтверждённого случая чужого подписания: запрет использования действует уже при наличии оснований подозревать нарушение — п. 2 и 3 ч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

После окончания срока действия ключа усиленной квалифицированной подписи обеспечьте его незамедлительное уничтожение. Используйте средства электронной подписи, прошедшие оценку соответствия и имеющие функцию уничтожения информации, — п. 5 ч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ.

Отдельные правила действуют, если подпись нужна исключительно для автоматического подписания или проверки в информационной системе. Тогда используется подпись ИП, который выполняет функции оператора системы, а сертификат указывает владельцем только ИП. Распорядительным актом определяются ответственный за автоматическое подписание или проверку и ответственный за содержание подписываемой информации. Без такого акта за автоматическое создание или проверку отвечает предприниматель — п. 1 ст. 17.3 63-ФЗ (электронная подпись).