Как грузополучателю подписать электронную транспортную накладную

Чтобы подписать входящую электронную транспортную накладную, определите, кто выступает грузополучателем и кто будет ставить подпись. От этого зависит доступный способ оформления. Усиленная квалифицированная электронная подпись предусмотрена для участников информационного взаимодействия. Другой вариант — усиленная неквалифицированная электронная подпись физического лица, в том числе действующего по доверенности, с особыми требованиями к сертификату и взаимодействию с инфраструктурой государственных услуг — п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

Если вы получаете груз как физическое лицо, можно воспользоваться специальным разрешением на простую электронную подпись. Для этого её ключ должен быть получен вами при личной явке по правилам использования такой подписи при обращении за государственными и муниципальными услугами в электронной форме. Это условие относится именно к способу получения ключа. Выбирая подпись для накладной, учитывайте его наряду со своим статусом грузополучателя — п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

Если груз получает организация, разрешение на простую подпись грузополучателя — физического лица к ней не относится. Для подписания документа ориентируйтесь на усиленные подписи. Когда документ подписывает представитель с усиленной неквалифицированной подписью физического лица, учитывайте доверенность, на основании которой он действует, — п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

При выборе усиленной неквалифицированной подписи проверьте условия её применения в системе. Сертификат ключа проверки должен создаваться и использоваться в инфраструктуре электронного взаимодействия для государственных и муниципальных услуг. Взаимодействие физического лица с этой инфраструктурой организуется с применением средств защиты информации, прошедших оценку соответствия. Подписание проводится в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, — п. 2 ч. 1 ст. 18.1 УАТ.

Для работы с входящим документом нужна идентификация участника. Оператор информационной системы проводит её через Единую систему идентификации и аутентификации либо с использованием сертификата ключа проверки усиленной квалифицированной электронной подписи. Учитывайте выбранный способ доступа при подготовке к подписанию: он позволяет системе определить участника обмена — п. 9 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.

Организуйте обмен перевозочными документами с учётом соглашения об электронном документообороте. Обеспечивать заключение и исполнение такого соглашения обязан оператор информационной системы. Через него также обеспечивается направление электронных перевозочных документов и содержащихся в них сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — п. 7 и п. 18 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.

Если подписание приходится на нерабочее время, учитывайте обязанность оператора круглосуточно обрабатывать перевозочные документы и сведения. При обработке он должен исключать возможность изменения, обезличивания, блокирования, удаления и уничтожения документов. Эти обязанности относятся к организации электронного обмена, в котором грузополучатель оформляет накладную выбранной допустимой подписью, — п. 6 и п. 13 ч. 4 ст. 18.1 УАТ.