Как формируется счёт-фактура

Сначала определите, какое событие оформляете: реализацию товаров, работ или услуг, передачу имущественных прав, получение предоплаты либо изменение стоимости уже состоявшейся отгрузки. От этого зависит, какие сведения нужно внести. Для покупателя назначение счёта-фактуры связано с вычетом: документ даёт основание принять к вычету налог, который предъявил продавец, с соблюдением установленного порядка — п. 1 ст. 169 НК РФ.

При реализации укажите порядковый номер и дату документа, наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. Внесите количество или объём, если их можно указать, стоимость без налога, налоговую ставку и итоговую стоимость с налогом. При продаже подакцизного товара внесите также величину акциза. Также указываются реквизиты, позволяющие определить документ об отгрузке, выполнении работ, оказании услуг или передаче прав. Эти сведения относятся к счёту-фактуре при реализации по п. 5 ст. 169 НК РФ.

Если деньги поступили в счёт будущей поставки, оформляется счёт-фактура на аванс. Для него нужны номер и дата составления, номер платёжно-расчётного документа, наименование будущих товаров либо описание работ, услуг или прав, сумма полученной оплаты и налоговая ставка. Когда аванс засчитывается при реализации, в счёте-фактуре отражаются также реквизиты соответствующего авансового счёта-фактуры — п. 5 и 5.1 ст. 169 НК РФ.

Если после отгрузки меняется цена или уточняется количество, составляется корректировочный счёт-фактура. В нём обозначают вид документа, его номер и дату, связывают его с первоначальным счётом-фактурой. Количество и стоимость отражают до и после изменения; указывают валюту, ставку налога, а для подакцизных товаров — акциз. Такой порядок позволяет сопоставить первоначальные и изменённые показатели — п. 5.2 ст. 169 НК РФ.

Затем выберите способ оформления. Бумажная и электронная формы допускаются п. 1 ст. 169 НК РФ. Для электронного обмена по общему правилу нужны взаимное согласие и совместимые средства приёма и обработки. При реализации прослеживаемых товаров действует правило об электронной форме с предусмотренными исключениями. Покупающие такие товары организации и предприниматели обеспечивают получение через оператора электронного документооборота — п. 1.1 и 1.2 ст. 169 НК РФ.

При оформлении на бумаге от организации нужны подписи руководителя и главного бухгалтера; вместо них подписать документ вправе лица с полномочиями по приказу или доверенности. Предприниматель подписывает его лично или через представителя по доверенности; указываются его основной государственный регистрационный номер и дата присвоения. Для электронного документа нужна усиленная квалифицированная электронная подпись лица, имеющего соответствующие полномочия, — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Используйте установленную форму: её и порядок заполнения определяет Правительство Российской Федерации, а правила электронного выставления и получения — Министерство финансов Российской Федерации. Если обязательство по сделке выражено в иностранной валюте, суммы в счёте-фактуре разрешено указывать в этой валюте — п. 7–9 ст. 169 НК РФ.