К какому виду документов относится счёт-фактура

Если нужно определить, к какому виду документов относится счёт-фактура, ориентируйтесь на его налоговое назначение. Покупатель использует его как основание для вычета НДС, предъявленного продавцом при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав. Вычет означает принятие соответствующей суммы налога к вычету в установленном налоговом порядке. Именно эту функцию документа закрепляет п. 1 ст. 169 НК РФ.

Назначение счёта-фактуры сохраняется и при продаже через комиссионера или агента, действующего от своего имени. Для покупателя существенна связь документа с предъявленным налогом по приобретению. Посреднический характер сделки учитывается в определении счёта-фактуры наряду с обычной реализацией товаров, работ, услуг и имущественных прав — п. 1 ст. 169 НК РФ.

Чтобы понять, какой счёт-фактура перед вами, посмотрите, по какому событию он выставлен. При реализации в нём указываются номер и дата составления, количество при возможности его указания, стоимость без налога, налоговая ставка и стоимость с учётом налога. Эти сведения связывают налоговый документ с конкретной операцией и её стоимостью — п. 5 ст. 169 НК РФ.

Счёт-фактура может относиться и к предоплате за будущую поставку, работу, услугу или передачу имущественных прав. Тогда среди его реквизитов указываются номер платёжно-расчётного документа, сумма полученной оплаты либо её части и налоговая ставка. Такой случай отличается от оформления уже состоявшейся реализации моментом получения денег и составом сведений — п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Если после отгрузки меняются цена или количество, применяется корректировочный счёт-фактура. В нём предусмотрены специальное наименование, собственные номер и дата, а также сведения о стоимости до и после изменений. При уменьшении стоимости он служит основанием для принятия налога к вычету продавцом. Поэтому при определении назначения документа учитывайте не только его название, но и направление изменения стоимости — п. 1 и 5.2 ст. 169 НК РФ.

Бумажная и электронная формы относятся к одному виду документа. По общему правилу электронное оформление предполагает взаимное согласие сторон и совместимые средства для приёма и обработки счетов-фактур. Для товаров, подлежащих прослеживаемости, предусмотрено электронное выставление с исключениями. При приобретении таких товаров организации и предприниматели обязаны обеспечить электронное получение через оператора электронного документооборота — п. 1, 1.1 и 1.2 ст. 169 НК РФ.

При работе с бумажным счётом-фактурой учитывайте подписи: его подписывают руководитель и главный бухгалтер либо уполномоченные лица. У предпринимателя подпись ставит он сам или представитель по доверенности. Для электронной формы применяется усиленная квалифицированная электронная подпись. Требования к подписанию установлены п. 6 ст. 169 НК РФ, а форму документа и порядок заполнения устанавливает Правительство Российской Федерации по п. 8 этой статьи.