Где подписывать счёт-фактуру

Если перед вами счёт-фактура организации, ориентируйтесь на полномочия человека, который его подписывает. Обычный вариант — подписи руководителя и главного бухгалтера. Вместо них подписать документ могут другие лица, которым организация поручила это приказом, иным распорядительным документом или доверенностью. То есть подпись сотрудника допустима, когда у него есть соответствующее полномочие, а не просто доступ к документам организации — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Если счёт-фактуру передали вам для подписи как сотруднику, сначала сопоставьте поручение с документом о полномочиях. Для организации закон допускает два способа их оформления: внутренний распорядительный документ или доверенность от её имени. Выбирать непременно доверенность, когда полномочие уже оформлено приказом, не требуется. При этом поручение должно относиться именно к подписанию счёта-фактуры — п. 6 ст. 169 НК РФ.

У индивидуального предпринимателя другой порядок: он подписывает выставляемый счёт-фактуру лично либо действует через представителя. Представителю нужна доверенность от имени предпринимателя. Приказ как основание для подписи здесь не подходит: этот способ предусмотрен для организации. При оформлении счёта-фактуры предпринимателя указывают основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя и дату присвоения номера — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Для электронного счёта-фактуры действует отдельное правило о способе подписания: его заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью. Электронный документ организации подписывает руководитель или другое лицо, получившее такое полномочие по приказу, иному распорядительному документу либо доверенности. Если документ выставляет предприниматель, применяется правило об электронной подписи индивидуального предпринимателя. Ориентироваться на сочетание подписей руководителя и главного бухгалтера, установленное для обычного оформления, здесь не нужно — п. 6 ст. 169 НК РФ.

Вопрос о том, где именно поставить подпись на бланке, связан с формой документа и порядком её заполнения. Их устанавливает Правительство Российской Федерации. При работе с бланком ориентируйтесь на установленную форму счёта-фактуры; круг людей, которые вправе его подписывать, определяется отдельно. Основание для такого разграничения — п. 8 и п. 6 ст. 169 НК РФ.

Проверять подписи стоит и покупателю, который собирается принять НДС к вычету, то есть уменьшить налог на предъявленную продавцом сумму. Требования к подписанию входят в условия использования счёта-фактуры для вычета. Поэтому при получении документа существенны и личность подписавшего, и основание его полномочий, если подпись поставил представитель — п. 2 и п. 6 ст. 169 НК РФ.

При споре о вычете различайте требования к подписи и ошибки в остальных сведениях. Ошибки, которые позволяют налоговым органам установить продавца, покупателя, предмет операции, стоимость, ставку и сумму налога, не служат основанием для отказа в вычете. Но это правило не отменяет требования о подписании документа надлежащим лицом — п. 2 ст. 169 НК РФ.