Где найти счёт-фактуру

Если вы покупатель и хотите найти счёт-фактуру по конкретной покупке, обратитесь к продавцу и обозначьте операцию: что приобретено, когда была отгрузка или перечислена предоплата. Основание для такого обращения — п. 3 ст. 168 НК РФ: при продаже и получении аванса выставляются соответствующие счета-фактуры. По общему правилу срок составляет не более пяти календарных дней от отгрузки, выполнения работ, оказания услуг либо получения оплаты в счёт будущей поставки. Поэтому дата платежа и дата отгрузки помогают определить, какой документ вы ищете.

Сразу уточните форму документа: по п. 1 ст. 169 НК РФ продавец может выставлять его как на бумаге, так и электронно. Для электронной формы по общему правилу нужны согласие сторон и совместимые технические средства, позволяющие принять и обработать документ. Если стороны выбрали бумагу, запрос касается бумажного экземпляра; если согласовали электронное выставление, уточните у продавца получение документа этим способом. Само отсутствие бумаги ещё не означает, что счёт-фактура не выставлен.

Для товаров, подлежащих прослеживаемости, предусмотрено специальное правило. Это категория товаров, для которой ст. 169 НК РФ предусматривает особый порядок электронного обмена. По п. 1.2 этой статьи организации и предприниматели при их приобретении должны обеспечить получение счетов-фактур через оператора электронного документооборота. При поиске документа по такой поставке ориентируйтесь на предусмотренный законом электронный канал получения.

Полученный документ сопоставьте с нужной операцией. Пункт 5 ст. 169 НК РФ предусматривает номер и дату счёта-фактуры, сведения, позволяющие определить документ об отгрузке, количество и стоимость товаров. Для аванса п. 5.1 той же статьи предусматривает номер платёжного документа и сумму предоплаты. Эти сведения помогают отличить счёт-фактуру на аванс от документа по последующей отгрузке. Если стоимость менялась, уточните наличие корректировочного счёта-фактуры: по п. 5.2 в нём указывают реквизиты исходного документа.

Отсутствующий счёт-фактура не всегда нужно разыскивать. При наличной покупке в рознице или общественном питании, а также при платных работах и услугах непосредственно населению п. 7 ст. 168 НК РФ допускает выполнение требований о его выставлении выдачей кассового чека или иного документа установленной формы. Кроме того, п. 3 ст. 169 НК РФ допускает письменное согласие сторон о несоставлении счетов-фактур при продаже лицам, которые не платят НДС или освобождены от соответствующих обязанностей; исключение касается прослеживаемых товаров.

Практический смысл поиска связан с вычетом НДС — уменьшением налога на предъявленную продавцом сумму в установленном порядке. По п. 1 ст. 169 НК РФ счёт-фактура служит основанием для такого вычета. Поэтому сначала установите, должен ли продавец выставлять его по вашей операции, а затем уточняйте форму получения и реквизиты.