Где можно использовать электронную подпись

Если вы хотите подписывать документы электронно, начните с вида подписи. Для квалифицированной подписи действует широкое правило: подписанный ею электронный документ равнозначен бумажному с собственноручной подписью и может применяться в любых правоотношениях. Но если федеральный закон или принятый в соответствии с ним нормативный акт требует составлять документ исключительно на бумаге, выбрать электронную форму вместо неё нельзя — ч. 1 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Для простой или неквалифицированной подписи нужно найти основание, по которому участники признают электронный документ равнозначным бумажному. Это может быть федеральный закон, соответствующий нормативный акт, включая нормативный акт Центрального банка Российской Федерации, либо соглашение участников электронного взаимодействия. К таким соглашениям относятся и правила платежных систем. Условия признания нужно соотнести с тем документом, который вы собираетесь подписать, — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

При использовании неквалифицированной подписи обратите внимание на порядок её проверки. Он должен быть предусмотрен нормативным актом или соглашением, которое допускает признание подписанного документа равнозначным бумажному. Если вы согласовываете электронный обмен с другим участником, порядок проверки подписи относится к условиям такого обмена — ч. 2 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Простая электронная подпись используется с соблюдением правил определения подписавшего лица и конфиденциальности ключа. Один из вариантов подписания — включить простую подпись непосредственно в электронный документ. Другой предусмотренный вариант — применение ключа по правилам оператора информационной системы, когда документ содержит сведения о лице, от имени которого он создан или отправлен. Эти условия позволяют связать электронный документ с его подписантом — ч. 1 и 2 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).

Если привычный бумажный документ требует печати, электронная форма также возможна. Документ с усиленной электронной подписью, признанный равнозначным бумажному с собственноручной подписью, приравнивается к документу с подписью и печатью. При этом нормативные акты или соглашение участников могут предусматривать дополнительные требования для такой равнозначности — ч. 3 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Когда документ по закону подписывают несколько лиц, в электронном виде его также должны подписать соответствующие лица. Используется вид подписи, установленный для этого документа. Для нескольких связанных документов допускается подписание пакета одной электронной подписью: каждый входящий документ считается подписанным подписью этого вида. Для включённых в пакет документов, созданных и подписанных другими лицами, сохраняются первоначальный подписант и вид его подписи — ч. 3.1 и 4 ст. 6 63-ФЗ (электронная подпись).

Отдельное ограничение касается государственной тайны. Простую электронную подпись нельзя применять для подписания документов с такими сведениями и в информационной системе, которая их содержит. Это ограничение нужно учитывать при выборе способа подписания и системы для работы с документом — ч. 4 ст. 9 63-ФЗ (электронная подпись).