Что считается официальным документом

Если вы хотите определить, считается ли документ официальным для целей обязательного экземпляра, начните с его происхождения. Выясните, какой орган его принял. Затем установите, опубликован ли документ этим органом или от его имени. Именно такое сочетание признаков закреплено в п. 1 ст. 5 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов». Эти вопросы помогают применить определение к конкретному тексту, а не судить о нём только по названию.

Круг органов в этом определении охватывает органы государственной власти Российской Федерации, другие государственные органы Российской Федерации, а также органы государственной власти субъектов Российской Федерации. Поэтому документ может отвечать определению как на уровне Российской Федерации, так и на уровне её субъекта. При оценке происхождения документа имеет значение его принятие одним из перечисленных органов — п. 1 ст. 5.

Публикация — второй обязательный признак. Закон допускает два варианта: орган публикует принятый им документ либо публикация производится от его имени. Если вы нашли текст и хотите определить его статус, выясните связь публикации с органом, который принял документ. Вопрос здесь не только в том, доступен ли текст для чтения, но и в том, кем или от чьего имени он опубликован — п. 1 ст. 5.

Принятие и опубликование нужно рассматривать вместе. Например, сведения о принятии отвечают на вопрос о происхождении документа. Сведения о публикации позволяют установить другой предусмотренный законом признак. Для применения определения официального документа в составе обязательного экземпляра нужны оба обстоятельства. Установив лишь факт принятия, продолжите выяснять, как документ был опубликован; установив публикацию, выясните, каким органом он принят — п. 1 ст. 5.

Обратите внимание и на цель, для которой вы определяете статус документа. Статья 5 посвящена видам документов, входящих в состав обязательного экземпляра. Официальные документы названы в ней отдельным видом наряду с печатными изданиями, аудиовизуальной продукцией и другими документами. Поэтому ответ о принадлежности к этой категории относится к составу обязательного экземпляра по указанному закону.

Не смешивайте вопрос об официальном документе с вопросом о видах обязательного экземпляра на местном уровне. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления могут определять виды документов для обязательного экземпляра субъекта и муниципального образования с учётом своих потребностей. Это полномочие предусмотрено п. 2 ст. 5. Оно касается состава соответствующего обязательного экземпляра.

Практический ориентир для вашего вопроса — установить орган принятия и связь публикации с ним. Когда документ принят одним из органов, перечисленных в п. 1 ст. 5, и опубликован им либо от его имени, он отвечает определению официального документа для целей этого закона. Так можно последовательно оценить происхождение и публикацию текста, который вас интересует.