Что считается электронным документом

При оценке файла начните с его содержания: какие сведения в нём закреплены и по каким реквизитам можно определить эту информацию. Электронным документом считается не любая информация, доступная на экране, а документированная информация в электронной форме. Здесь связаны два признака: сведения должны быть зафиксированы на материальном носителе и представлены в подходящем для электронного использования виде — п. 11 и 11.1 ст. 2 149-ФЗ (информация).

Реквизиты нужны, чтобы определить зафиксированную информацию. В установленных законодательством случаях они позволяют определить её материальный носитель. При просмотре файла обращайте внимание не только на основной текст, но и на сведения, которые дают возможность понять, какая именно информация перед вами. Это помогает оценить признак документированности, предусмотренный п. 11 ст. 2 149-ФЗ (информация).

Читать электронный документ человек может с использованием компьютера. Требование относится к возможности восприятия сведений, а не к тому, видны ли они без технических средств. Если для чтения требуется открыть файл в программе, это согласуется с определением электронной формы: человек воспринимает информацию с помощью вычислительной машины — п. 11.1 ст. 2 149-ФЗ (информация).

Помимо восприятия человеком, определение предусматривает пригодность для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Речь идёт о возможности такого использования. Для оценки формы документа не требуется сначала отправлять его получателю: сохранённые сведения оцениваются по их свойствам. Эти признаки электронной формы закреплены в п. 11.1 ст. 2 149-ФЗ (информация).

Если файл прислали через сеть, отдельно различайте документ и электронное сообщение. Сообщением закон называет информацию, переданную или полученную пользователем сети. Такое название описывает передачу сведений. Для признания этих сведений электронным документом нужно установить также их фиксацию, реквизиты и соответствие электронной форме. У этих понятий разные признаки — п. 10, 11 и 11.1 ст. 2 149-ФЗ (информация).

Например, при получении электронного текста оцените, сохранено ли его содержание на носителе и есть ли реквизиты, позволяющие определить сведения. Затем проверьте возможность прочитать его с помощью компьютера и передать по сети либо обработать в системе. Название файла не отвечает на эти вопросы за получателя: оценивать нужно свойства содержащейся в нём информации по п. 11 и 11.1 ст. 2 149-ФЗ (информация).

Для ответа на вопрос о статусе файла полезно различать содержание и форму. Информация — это сведения независимо от формы представления. Документированность добавляет фиксацию и реквизиты, а электронная форма — возможность восприятия и использования техническими средствами. Именно сочетание этих характеристик позволяет отнести сведения к электронному документу — п. 1, 11 и 11.1 ст. 2 149-ФЗ (информация).