Что считается документом

Чтобы понять, что считается документом, сначала нужно отделить сведения от способа их закрепления. Информация — это сами сведения, сообщения или данные. Согласно п. 1 ст. 2 149-ФЗ (информация), форма их представления значения для этого понятия не имеет. Когда речь идёт о документе, одного содержания уже недостаточно: нужно учитывать его фиксацию и реквизиты. Слова «информация» и «документ» не обозначают одно и то же, хотя тесно связаны между собой.

В п. 11 ст. 2 149-ФЗ (информация) используется понятие документированной информации. Это информация, которую закрепили на материальном носителе путём документирования и снабдили реквизитами. Реквизиты здесь — сведения, позволяющие определить зафиксированную информацию. В предусмотренных законодательством случаях они позволяют определить её материальный носитель. Иными словами, значение имеет не просто наличие записи, но и возможность установить, какую именно информацию она представляет. Сам носитель и содержание записи при этом остаются разными составляющими.

Для документированной информации нужны реквизиты, позволяющие определить сведения или, в предусмотренных законом случаях, их материальный носитель. Проверяйте, какие реквизиты выполняют эту задачу у конкретной записи: по п. 11 ст. 2 149-ФЗ (информация) общего требования об одинаковом названии, номере или подписи для всех документов нет. Равным образом нельзя решить вопрос только по внешнему виду: наличие текста ещё не раскрывает, есть ли у него реквизиты, которые выполняют указанную в законе задачу. Оценивать нужно именно связь сведений, их фиксации и возможности определения.

Другое определение содержится в ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». В нём документом назван материальный носитель с зафиксированной информацией. Закон прямо допускает текст, звукозапись, изображение, а также сочетание этих форм. Это помогает избежать слишком узкого понимания: документ в смысле этой нормы не обязательно выглядит как лист с напечатанными словами. Звукозапись или изображение на носителе с реквизитами для его идентификации считается документом, если предназначено для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Однако в ст. 1 закона об обязательном экземпляре перечислены и другие признаки. Носитель должен иметь реквизиты, позволяющие его идентифицировать, то есть отличить и определить. Кроме того, он предназначается для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Эти слова описывают назначение документа в рамках соответствующего закона. Их нельзя отбрасывать, оставляя только упоминание текста или изображения: определение складывается из всех названных признаков вместе.

Область применения определения тоже существенна. Статья 1 закона об обязательном экземпляре вводит понятия для целей этого закона, а ст. 2 149-ФЗ (информация) — для закона об информации. При решении вопроса о документах выбирайте определение с учётом того, для какой цели нужен документ. Первое помогает понять признаки документа в системе обязательного экземпляра. Второе позволяет разграничить информацию, её документирование и электронную форму. При чтении каждого определения нужно сохранять тот смысл, который придаёт ему соответствующая норма.

Электронный документ прямо предусмотрен п. 11.1 ст. 2 149-ФЗ (информация). Его основа — документированная информация, представленная в электронной форме. Такая форма должна быть пригодна для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Следовательно, документ может существовать в электронной форме без бумажного экземпляра. Но слово «электронный» не отменяет исходного признака: речь по-прежнему идёт о документированной информации, а не просто о любых сведениях.

Электронное сообщение и электронный документ также определены отдельно. По п. 10 ст. 2 149-ФЗ (информация), сообщение — это информация, переданная или полученная пользователем сети. Здесь описан факт передачи или получения. В определении электронного документа внимание уделено документированной информации и форме её представления. Чтобы отнести отправленные по сети сведения к электронным документам, проверьте их фиксацию, реквизиты и пригодность электронной формы для восприятия человеком, передачи или обработки. Чтобы правильно назвать объект, нужно понимать, о чём идёт речь: о переданных сведениях или об информации, оформленной как документ.

Наконец, признание объекта документом не означает, что приведённые определения решают все вопросы его использования. Они не содержат общего ответа о том, чем можно подтвердить любое обстоятельство или какой документ подходит для любой цели. Их задача — объяснить понятия. В пределах этих норм вывод такой: сведения должны быть закреплены и определимы по реквизитам; электронная форма допускается прямо, а для документа в системе обязательного экземпляра учитывается ещё и указанное законом назначение. Именно с этих признаков начинается ответ, а не с наличия бумаги.