Что нужно сделать после ликвидации ООО

Если вы решаете, что делать после ликвидации ООО с оставшимися бумагами и файлами, начните с их разделения. Бухгалтерские документы и документы по личному составу имеют разные сроки хранения. Не назначайте всей документации общества общую дату уничтожения: для бухгалтерии ориентиром служит отчётный год или год последнего использования, а для кадровых материалов — завершение делопроизводства. Основания — ст. 29 402-ФЗ и ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Среди бухгалтерских материалов выделите первичные учётные документы, регистры, бухгалтерскую отчётность и аудиторские заключения о ней. Для этой группы минимальный срок составляет пять лет после отчётного года. При этом нужно учитывать сроки, установленные по правилам организации государственного архивного дела: пять лет — нижняя граница, а не универсальное разрешение уничтожить все бумаги сразу по её достижении. Это правило закреплено в ч. 1 ст. 29 402-ФЗ.

Отдельно соберите документы учётной политики, стандарты общества и другие материалы об организации и ведении бухгалтерского учёта. Их сохраняют как минимум пять лет после года последнего использования для составления бухгалтерской отчётности. Если документ применялся несколько лет, отсчёт привязан к последнему такому году, а не к дате его создания — ч. 2 ст. 29 402-ФЗ.

При работе с электронным архивом сохраните возможность воспроизводить документы и проверять подлинность электронной подписи. Средства для этого входят в перечень ч. 2 ст. 29 402-ФЗ. Практически это означает, что при разборе файлов нужно учитывать и средства их воспроизведения: хранение должно позволять пользоваться электронными документами в течение установленного срока.

Условия хранения тоже имеют значение. Бухгалтерские документы должны быть защищены от изменений и находиться в безопасных условиях. Организуя место для бумаг и электронных материалов закрытого общества, учитывайте обе задачи: сохранить содержание и исключить его изменение. Такое требование предусмотрено ч. 3 ст. 29 402-ФЗ.

Для документов по личному составу проверьте, когда они закончены делопроизводством, то есть когда завершена работа с ними. Завершённые до 1 января 2003 года хранят 75 лет, после 1 января 2003 года — 50 лет. Эти сроки установлены ч. 1 и 2 ст. 22.1 закона об архивном деле. Дата ликвидации общества здесь не служит критерием выбора между двумя сроками.

Перед решением об уничтожении кадровых материалов учитывайте исключения. Если действующий перечень архивных документов устанавливает иной срок, применяется он — ч. 4 ст. 22.1 того же закона. Для документов, возникших у источников комплектования государственных и муниципальных архивов, после истечения сроков требуется экспертиза ценности: оценка того, какие материалы следует сохранить. Это предусмотрено ч. 3 ст. 22.1. Поэтому завершение срока хранения кадровых бумаг ещё нужно соотнести с правилами, относящимися к их категории.