Чем транспортная накладная отличается от товарной накладной

Различие начинается с того, какой вопрос вы хотите решить документом. Если нужно подтвердить заключение договора доставки груза, речь идет о транспортной накладной. Если нужно оформить передачу товара для бухгалтерского учета, используется товарная накладная как первичный учетный документ. Продажа и перевозка могут касаться одной партии, но назначение документов при этом различается: договор перевозки подтверждается по п. 2 ст. 785 ГК РФ, а хозяйственная операция оформляется по ст. 9 402-ФЗ.

Транспортная накладная связана с обязательствами по доставке. Перевозчик принимает вверенный отправителем груз, должен доставить его в пункт назначения и выдать получателю, который вправе его получить. Отправитель, в свою очередь, обязан оплатить перевозку. Поэтому при вопросе о доставке нужно соотносить накладную именно с этими отношениями, а не только с передачей товара между участниками хозяйственной операции. Такое содержание договора закреплено в п. 1 ст. 785 ГК РФ.

Товарную накладную оценивают по тому, как она отражает передачу товара. Для учета имеет значение реальная операция: документ должен соответствовать тому, что произошло. Например, указанные в нем количество и содержание передачи должны описывать совершенный факт хозяйственной жизни. Принимать к учету документы о вымышленных операциях запрещено ч. 1 ст. 9 402-ФЗ. Наличие названия накладной не освобождает от проверки ее содержания.

При проверке товарной накладной посмотрите, указаны ли название документа, дата и составивший его экономический субъект. Затем проверьте описание операции, ее натуральное и (или) денежное измерение с единицами измерения. Нужны также должности ответственных лиц и их подписи с фамилиями и инициалами либо иными сведениями для идентификации. Это обязательные реквизиты первичного документа по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Для обычной организации форму определяет руководитель по представлению лица, ведущего бухгалтерский учет, — ч. 4 той же статьи.

Если товар уже передан, оформление первичного документа привязано к этому событию: его составляют при совершении операции, а когда это невозможно — непосредственно после ее окончания. Ответственный за оформление обеспечивает своевременную передачу документа для регистрации в учете и достоверность сведений. Такой порядок предусмотрен ч. 3 ст. 9 402-ФЗ. Первичный документ может быть бумажным или электронным; электронный вариант подписывается электронной подписью по ч. 5 этой статьи.

Решая, подойдет ли имеющаяся накладная для вашей задачи, сопоставьте ее содержание с нужным подтверждением. Для заключения договора перевозки ориентиром служит транспортная накладная по п. 2 ст. 785 ГК РФ. Для учета передачи товара проверьте отражение операции и реквизиты по ст. 9 402-ФЗ. Если в первичном документе исправляют ошибку, исправление должно содержать дату и подписи составивших его лиц с данными для их идентификации — ч. 7 ст. 9 402-ФЗ.